Eine E-Mail ist eine digitale Nachricht an eine oder mehrere Personen im privaten oder beruflichen Umfeld. Sie dient dazu, Informationen, Rat oder Hilfe zu geben oder zu erbitten, sich zu beschweren, sich zu bewerben oder – im beruflichen Kontext – einen Geschäftsfall abzuwickeln. Die Leserschaft ist klar definiert und besteht aus einer bestimmten Person oder Personengruppe.
Formale Bestandteile sind Empfängerin bzw. Empfänger, Absenderin bzw. Absender, Betreffzeile, Anrede, klar strukturierte Absätze sowie eine Verabschiedung. Der Betreff bezieht sich direkt auf den Inhalt. Zu Beginn wird der Grund des Schreibens genannt, gegebenenfalls mit Bezug auf vorherigen Kontakt. Jeder Hauptpunkt wird in einem eigenen Absatz behandelt, wichtige Informationen oder Handlungen werden hervorgehoben. Der Text endet mit einer Schlusszeile und einer Verabschiedung.
Der Sprachstil richtet sich nach der Beziehung zur Empfängerin bzw. zum Empfänger und kann formell, neutral oder persönlich sein. Die Empfängerin oder der Empfänger wird direkt angesprochen.
