Jetzt schauen wir uns an, wie gutes Stakeholder-Management die Herausforderungen bewältigen kann, über die wir in der vorherigen Lektion gesprochen haben. Wir haben bereits erörtert, wie interkulturelle Unterschiede, räumliche Distanzen und technische Hindernisse die Zusammenarbeit in Teams erschweren können. Aber es gibt einen Schlüssel, der die Türen zu erfolgreicher interkultureller und organisationsübergreifender Teamarbeit öffnet: ein effektives Stakeholder-Management.

Im folgenden Video von “Projekte Leicht gemacht” zeigt dir der Physiker, Geschäftsführer, Trainer und Autor Dr. Alexander Blumenau, wie du eine passende Stakeholder Strategie entwickelst.

Quelle: https://www.youtube-nocookie.com/embed/RnSusvUczXY?si=__nW4A-qqMadV7kt

Bonus: 4 Tipps für reibungsloses Stakeholdermanagement

1) Stakeholder-Identifikation und Kommunikationskanäle:

Identifiziere alle relevanten Stakeholder, sowohl innerhalb deiner Organisation als auch in externen Organisationen. Erstelle eine klare Liste und definiere die besten Kommunikationskanäle für die Interaktion mit ihnen.

Beispiel: In einem organisationsübergreifenden Team, das an einem internationalen Projekt arbeitet, könnten Stakeholder die Teammitglieder selbst, Führungskräfte aus verschiedenen Organisationen, Kunden und externe Berater sein. Für jede dieser Gruppen könnte es unterschiedliche Kommunikationskanäle geben, z. B. regelmäßige Besprechungen für das interne Team und E-Mail-Korrespondenz für die Kunden.

2) Protokollierung und Aufzeichnungen:

Halte während der Besprechungen und Interaktionen detaillierte Protokolle und Aufzeichnungen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.

Beispiel: Während einer Videokonferenz könnten Protokolle geführt werden, in denen wichtige Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen, To-Do’s und offene Aufgaben erfasst werden. Diese Protokolle können dann an alle Teilnehmer verteilt werden, um sicherzustellen, dass jeder auf dem gleichen Stand ist. Das gute daran ist, viele Kollaborationstools, wie MS Teams, zeichnen nicht nur Videos auf, sondern erstellen auch Transkripte. Damit nicht jeder alles lesen muss oder sich die gesamten Videos anschauen muss kann man diese transkripte auch mit KI zusammenfassen lassen und anschließend per Mail teilen. So sind alle immer auf dem aktuellen Stand.

3) Agenda für Meetings:

Erstelle vor Besprechungen eine klare Agenda und teile sie im Voraus mit den Teilnehmern. Dies ermöglicht es allen, sich auf die relevanten Themen vorzubereiten und sicherzustellen, dass die Zeit effizient genutzt wird.

Beispiel: In der Agenda für ein interkulturelles Teammeeting könnte festgelegt sein, welche Themen diskutiert werden, wie viel Zeit für jedes Thema vorgesehen ist und welche vorbereitenden Unterlagen benötigt werden. Nutze klassische W-Fragen: Was ist das Ziel? Welche Punkte müssen besprochen werden? Was sollte vorbereitet werden?

4) Rückmeldungen und Überprüfung:

Fordere regelmäßiges Feedback von Stakeholdern ein, um sicherzustellen, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit effektiv sind. Dies ermöglicht Anpassungen und Verbesserungen.

Beispiel: Nach Abschluss eines Projektabschnitts könnten Feedback-Sitzungen mit internen und externen Stakeholdern abgehalten werden, um zu erfahren, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungsbedarf besteht. Während Meetings kannst du dich regelmäßig erkunden, ob es zum eben besprochenen Punkt noch Fragen/ Anmerkungen gibt, bevor man fortfährt. 

Zum Schluss...

Damit das alles klappt: Ein ganz besonderer Tipp! 5 Min Puffer als Vor- und Nachbereitungszeit bei Meetings mit einplanen. Vorbereitung bspw. Agenda durchlesen. Nachbereitung bspw. Mail verfassen, Unterlagen schicken etc.

Last modified: Friday, 15 December 2023, 1:02 PM